Har du ibland känslan av att ”mailen styr min tid”? Då är du inte ensam. Mail har blivit en av våra största tidstjuvar, när det istället borde vara ett av de verktyg som förenklar vår arbetsdag.

Är du händelse- och utanförstyrd genom att du ”tittar på mailen” så fort det plingar till i inkorgen? Blir andra uppgifter eller möten lidande? Hur ser er företagskultur ut kring maileffektivitet? Vilka förväntningar och värderingar genomsyrar ert sätt att kommunicera, mötas och samarbeta?

Vi kan få färre mail utan att för den skull få mindre information.

Vi kan få mer tid över till att göra de saker som är särskilt viktiga för verksamheten detta året, eftersom vi slipper tveka, fråga och missförstå varandra, då mailen i sig är en av de största tidstjuvarna.

Gör så här

Gör en mailpolicy.

 

  1. D v s, kom överens i din organisation om hur ni ska använda mailen som ett effektivt verktyg. Om du är egenföretagare, kan du skapa din egen policy, följa den och glädjas åt att din mailkultur smittar av sig på dem du mailar med, mer eller mindre.
  2. Ett bra sätt att komma igång är att ringa in vilka aspekter av mail som bör regleras, just i ert fall. Här är en förteckning över regler jag snappat upp ur de samlade mailpolicys jag stött på.
    • Förväntad svarstid på mail
    • Vilka mail som har högsta prioritet
    • Ringa i första hand, maila i andra?
    • Vilken typ av budskap som inte ska skickas via mail (av sekretesskäl, t ex)
    • Länka till filer eller bifoga filer?
    • Ändra ärenderad då ärendet ändras?
    • Vad ska signaturen innehålla?
    • Ska mail vara långa eller korta?
    • Hur formatera frågor och uppdrag? I 1, 2, 3-form?
    • Lämpliga hälsnings- och avslutningsfraser
    • Ett ämne per mail eller flera?
    • Tydlig ärenderad i varje mail eller inte så noga?
    • När skicka CC:?
    • När skicka BCC:?
    • Hur betrakta ett mottaget CC:?
    • Hur betrakta ett mottaget BCC:?
    • När skicka FWD:?
    • Hur betrakta ett mottaget FWD:?
    • OK att prenumerera på nyhetsbrev?
    • OK att skicka privata mail?
    • Hur agera om man får kränkande/rasistiskt/sexistiskt mail?
    • Hur agera om det blossar upp konflikt med någon via mail? Fortsätta gräla via mail, lyfta luren eller hänskjuta diskussionen till ett möte?
    • Inleda långt mail med kort sammanfattning?
    • Vad göra då ärenderaden börjar med Re: Re: Re: Fwd: RE: RE:?
  3. Har du ledarbefattning är du lyckligt lottad i det att du har mandat att driva frågan själv. Om inte, ta upp frågan i det mötesforum som faller sig naturligt. Belys de mailproblem ni har idag och beskriv vad som skulle vara skillnaden om ni hade regler att hålla er inom.
  4. För att det inte ska bli en regelsamling som ni upplever ska följas “bara för att det är te’-sagt” (för att chefen bestämt det), tydliggör de praktiska och positiva konsekven-serna av att följa varje regel. Efter regeln skriv “, eftersom ...” följt av en beskrivning av den goda effekten. T ex “När du mailar, fatta dig kort, eftersom det då går snabbare för mottagaren att hantera mailet och denne därmed fortare kan svara dig.”

Samarbetets stöttepelare

Om ni kommer överens om ramar att hålla er inom när ni mailar, kommer ni att kunna stödja er emot dem i vardagen. Istället för att fundera på hur snabbt du borde svara på mail, vet du vad ni diskuterat er fram till och kan agera därefter.

Även om inte alla medarbetare följer alla regler hela tiden, kommer mail-delen av ditt jobb vara ett uns lättare, eftersom fler av mailen förmodligen kommer att vara kortare, färre CC:ade, fler ha en lättförstådd ärenderad et c.



När vi nu spenderar så stor del av dagen vid mailboxen, är väl ändå varje förenkling värd besväret?

Hur skulle du vilja göra?

Vilken mail-regel skulle ni verkligen må bra av på ditt jobb? Skriv en kommentar och berätta.

Comment