Jag får ibland frågan hur jag hinner med allt och tyvärr är det allt för ofta inte p.g.a. att jag är den mest strukturerade personen, utan mer att jag kör hela vägen in kaklet. Det jag hittills har gjort, när jag har fått ett nytt email på jobbet, är att omedelbart skumma igenom det. Jag utvärderar sedan om det kommer ta mindre än två minuter att utföra/besvara det och i sådana fall gör det direkt. Om det kommer ta mer än två minuter så tar jag det på lunchen eller eftermiddagen. Jag, liksom många andra, letar dock efter det mest optimala arbetssättet. Med detta i åtanke har jag nu läst på lite hur produktivitetskonsulten David Allen och life-hack experten Tim Ferriss gör för att bli mer effektiva och strukturerade i deras vardag. Nedan delar jag med mig av några enkla men geniala tips.

 

1. Infrastruktur

Genom att begränsa andras tillgång till dig själv kommer du bli en bättre kollega och affärspartner. Du får mer tid över till de som behöver dig just nu och du kommer kunna ge bättre och mer genomtänkta svar till alla runt omkring dig. 

  • Uppmuntra alla att emaila dig i första hand (istället för samtal, chatt eller fysiskt komma fram och fråga saker)

  • Aktivera autosvar på emailen med infon att du läser inkommande emails kl 12.00 och 16.00 samt lovar att svara inom 24h. Informera även om alternativa kontaktytor (exempelvis sms eller samtal) vid akut/brådskande frågor.

  • Spela in ett telesvar som säger att du inte kan svara just nu och ber dem att skicka ett email med info om deras ärende. Informera även att vid brådskande ärenden går det bra att skicka ett sms.

Detta kan kännas både omöjligt och provocerande, men det kommer ge dig enormt mycket mer tid. Tid till kunder, kollegor och uppgifter som verkligen behöver den just nu. Samtidigt som du kommer kunna ge bättre svar till alla andra.

Skulle någon reagera på det så berättar du att du har så mycket att göra att du måste prioritera, och genom att prioritera kan du ge dem en bättre service.


2. Planera dagen

Varje morgon gör du en lista över vad du har att göra idag, det blir i regel en lång lista. Ta sedan ett papper där du gör två kolumner, till höger skriver du de viktigaste i turordning och i vänster kolumn skriver du alla andra. 

  • De till höger påbörjar du direkt, om du har möjlighet så tar du den största eller jobbigaste uppgiften först.

  • De till vänster är absolut förbjudna. Det är vänsterkolumnen som är tidstjuven och det kräver att man är medveten om vilka som finns där, för att kunna upptäcka när man börjar slösa med sin tid. 

3. Jobba ostört

Stäng av alla pushnotiser och programbrickor i mobilen. Stäng av mailsignalen i datorn och minimera inkorgen så du kan skicka mail utan att behöva se din inbox. Det finns inget där i som är så brådskande att du måste agera på sekunden och skulle det mot förmodan vara så brådskande så kommer de ringa eller smsa dig när de får ditt autosvar i mailen. 


4. Batcha dina tidstjuvar

Att Batcha sina uppgifter är att man samlar sporadiskt återkommande uppgifter till samlade moment. Ett bra exempel är email, istället för att kolla emailen varje gång det plingar till i datorn eller nästan maniskt i mobilen så läser du emails kl 12.00 och 16.00 varje dag, likt ditt autosvar redan har meddelat. Lägg in det i din kalender, så slipper du hålla koll på klockan.

Detta kommer spara dig många arbetstimmar i veckan samt ge dig en arbetsro du tidigare inte har uppnått.


Comment